Правила и этика деловой переписки

Деловая переписка — это незаменимый инструмент в современном бизнесе, позволяющий обмениваться информацией, налаживать коммуникации и устанавливать рабочие отношения. Однако эффективность такой коммуникации во многом зависит от умения правильно и этично переписываться с “контрагентом”. В этой статье мы подробно рассмотрим правила и этику деловой переписки с интересными примерами от школы ораторского искусства Oratoris.

Виды деловой переписки и писем

• Официальные письма. Это документы, отправляемые между организациями или внутри одной компании, которые могут содержать официальные заявления, уведомления или запросы.
• Коммерческая переписка. Включает деловое общение с партнерами, клиентами, поставщиками и другими сторонами, с которыми ведется бизнес. Здесь можно включить коммерческие предложения, заказы, договора и т.д.
• Письма с приглашениями. Это могут быть приглашения на рабочие встречи, семинары, конференции или корпоративные мероприятия.
• Мотивационные письма. Обычно данный вид используется при подаче заявлений на работу, гранты, стипендии и т.д.
• Запросы и ответы на них. Могут быть направлены как внутри компании, так и за её пределы с целью получения или предоставления информации.

Правила ведения деловой переписки

Следование правилам помогает создать положительное впечатление о вас как о профессионале и поддерживает уровень взаимного уважения между партнерами. Основные правила деловой переписки:

• Соблюдайте формальный тон. Ваш тон должен быть уважительным и профессиональным.
• Сфокусируйтесь на точности и ясности информации. Ваши сообщения должны быть четкими и конкретными, чтобы избежать недоразумений.
• Соблюдайте конфиденциальность. Информация, передаваемая в рамках письменного общения, может быть конфиденциальной. Убедитесь, что вы не разглашаете секретные данные.
• Соблюдайте деловой стиль и этикет. Обращайтесь к людям по их профессиональным титулам, используйте вежливые формы обращения и прощания.

Структура делового письма

Стандартная структура делового письма включает следующие элементы:

• Заголовок. Указывает на тему письма.
• Обращение. Здесь вы упоминаете получателя по имени или профессиональному титулу.
• Основная часть. Здесь вы делаете своё сообщение. Оформляйте так — вводное предложение, ключевая информация, заключение — все должно быть четко и кратко изложено.
• Заключение. Здесь вы можете поблагодарить получателя за внимание к вашему письму, повторить свои контактные данные или упомянуть следующие шаги.
• Подпись. Ваше имя и должность, а также контактная информация.

Если у вас есть несколько фрагментов информации, которые нужно передать одновременно, стоит использовать маркеры. Вы также можете подчеркнуть или выделить выделенные фрагменты жирным шрифтом. Также полезно делить более длинные фрагменты текста на абзацы. Графическое разделение сообщения облегчит порядок повествования и улучшит понимание получателем.

Что нельзя писать в деловом сообщении

То, что раздражает одного, может показаться безразличным другому. Поэтому мы собрали только примеры поведения и элементы деловой переписки, которые могут раздражать, обескураживать, доставлять неприятности и мешать общению. 

• Неудобные сообщения

  Много воды. Слишком длинное сообщение. Отсутствие межстрочного интервала и игнорировании знаков препинания и правил правописания. Если вы хотите получить конкретный ответ, используйте закрытые вопросы, а не ходите вокруг да около. Используйте маркеры, полужирный шрифт и абзацы.

• «Зашифрованный» текст

  Короткое сообщение? Ладно, но так, чтобы получатель знал, о чем речь. Между тем, некоторые электронные письма кажутся зашифрованными. Насыщенность аббревиатурами, разбросанными лозунгами и сумбурными мыслями делает содержание непонятным.

• Пропуск «темы»

  Стоит заполнить «тему» ​​сообщения, чтобы потом было легче найти письмо в папке «Входящие». Также важно, чтобы содержание темы было… по теме и, следовательно, соответствовало остальной части текста. Если это фрагмент длинной переписки, сменившей тем временем тему, то давайте поменяем «RE:RE:RE:RE:RE Срочный сбой — проблема должна быть решена в понедельник» на «Дальнейшие шаги по стабилизации системы». 

• Императивное настроение и нереальные сроки

  «Сегодня до конца дня, КАК МОЖНО СКОРЕЕ!!!!!» – после прочтения такого у многих сотрудников может резко подскочить артериальное давление, независимо от того, пришло письмо от начальника или от коллеги. Особенно, когда известно, что поставленные сроки нереальны и выполнение задачи в столь короткие сроки граничит с чудом.

• Слишком много смайликов

  Смайлики являются нормой в неофициальных письмах — с коллегами, друзьями и напарниками по работе. В таких отношениях можно позволить только быть более расслабленными и выражать эмоции быстро и легко с помощью «смайлика». В деловой, официальной переписке, особенно в первом обращении к незнакомому человеку, не должно быть смайлов, подмигиваний и прочей мимики. Их можно воспринять как неуважение и профессионализм, слишком быстрое сокращение дистанции , — поясняют эксперты Oratoris.

• Заглавные буквы

  Жирный шрифт, подчеркивание и использование заглавных букв — это может быть способом выделить важный контент, но будьте осторожны, чтобы не переборщить с другим способом. Написание заглавными буквами может быть воспринято как выражение нервозности или раздражения. «Я ОТПРАВИЛ ЭТО ВАМ ВЧЕРА!» Такой ответ на вопрос о том, когда мы отправим проект, может быть воспринят как повышение нашего голоса и претензий.

• Время отправки 

  То чувство, когда в пятницу вечером получаешь деловое письмо с очень срочной информацией/рекомендацией… Потому что дело не может ждать… Потому что им нужно заняться сейчас, немедленно, сейчас…

Как проверить свое деловое письмо

1. Адекватный адрес почты

   Ведите деловую переписку с рабочего адреса электронной почты. Неуместно отправлять письма другим работникам или работодателям, используя email типа «kiska2000» или «batman85». Таким образом, вас будут воспринимать как инфантильного или даже вульгарного человека. Убедитесь, что у вас есть профессиональный адрес, в котором используется латиницей имя и фамилия.

2. Заголовок 

   Письмо с правильным названием позволит получателю проверить, является ли это срочным сообщением, на которое нужно ответить как можно скорее, или же он может решить этот вопрос как второстепенный. Дайте сообщению соответствующий заголовок, хороший образец: «Отчет о продажах за май — Евгений Смирнов».

3. Культура самовыражения в письме

   В начале сообщения поздоровайтесь со своим виртуальным собеседником. Откажитесь от слишком небрежного подхода и фраз типа: «Здравствуйте» или «Привет». Обращайтесь к работодателю и лицам, занимающим руководящие должности в компании, например, «Уважаемый господин/госпожа». Вы можете написать короткое «Доброе утро» коллегам. Обратите внимание на вежливое окончание сообщения фразой: «С уважением»  Фраза: «С наилучшими пожеланиями» не всегда хорошо воспринимается. В сетевом этикете, т.е. виртуальной культуре речи, также важно использовать знаки препинания и соблюдать правила правописания русского языка, не допуская ошибок. 

4. Запрос на подтверждение

   Когда вы отправляете деловое письмо своему руководителю или коллегам и хотите получить быстрый ответ — напишите об этом в теле письма. Вы также можете запросить подтверждение получения и прочтения важного электронного письма, особенно в случае срочных и важных дел.

5. Информация о вложениях

   Если вы отправляете документы по электронной почте, обязательно укажите это в теле письма. Таким образом, получатель не пропустит важные файлы и, например, не удалит ваше письмо перед загрузкой вложений. Например, вы можете написать: «Я прикрепляю резюме кандидатов на работу» или «Я прикрепляю к этому письму подробный анализ продаж в качестве вложения». Дополнительные файлы стоит называть соответствующим образом, чтобы получателю было легче упорядочивать и читать документы.

6. Электронная подпись

   Пожалуйста, подписывайтесь в конце каждого сообщения. Анонимное письмо, дополнительно отправленное с чужого адреса, вряд ли будет прочитано. Не забудьте подписать свое имя и фамилию и предоставить информацию о вашей должности в компании.

Использование правил, обозначенных в данной статье, позволит вам быть максимально эффективным и корректным в ситуации, когда речь идет о письменной коммуникации.